Genelge

T.C.

B A Ş B A K A N L I K

Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü

Sayı : B.02.0.PPG.0.12-320-3802 24 MART 2005

Konu : Standart Dosya Planı

GENELGE

Kamu kurum ve kuruluşlarınca elektronik ortamda veya evrak düzeninde oluşturulan belgelerin dosyalanmasında genel bir yöntem belirlenerek, ihtiyaç halinde bu belgelere kolay ve hızlı bir şekilde erişim imkanı sağlamak amacıyla, Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün koordinasyonunda “Standart Dosya Planı” çalışmaları başlatılmış ve kamu kurum ve kuruluşlarının kendi “Ana Hizmet Birimlerine İlişkin Dosya Planı”nı hazırlamaları,11/06/2002 tarih ve B.02.0.PPG.0.12-320-8880 sayılı yazı ile talim atlandırılmıştır.Ayrıca; tüm kamu kurum ve kuruluşları tarafından ortaklaşa kullanılacak olan, kurumların Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanması öngörülmüş ve bu çalışma sonuçlandırılarak,Genelge ekinde bulunan “Ortak Alanlara Ait Dosya Planı” hazırlanmıştır.Söz konusu talimat doğrultusunda “Ana Hizmet Birimlerine İlişkin Dosya Planı”nı hazırlayan kamu kurum ve kuruluşları, bu dosya planlarına “Ortak Alanlara Ait Dosya Planı”nı da eklemek suretiyle dosya planlarını oluşturmuş olacaklar ve Genelgenin yayımı tarihinden itibaren uygulamaya başlayacaklardır. Ana hizmet birimlerine ilişkin dosya planlarını henüz hazırlamamış bulunan kurum vekuruluşlar ise bu yükümlülüklerini en kısa sürede yerine getirecekler, ancak ortak alanlarda belirtilen faaliyetler için “Ortak Alanlara Ait Dosya Planı”nı uygulamaya başlayacaklardır.Belediyeler ve özel idarelerin ana faaliyetlerine yönelik dosya planları İçişleri Bakanlığınca,üniversitelerin ana faaliyetlerine yönelik dosya planları ise Yüksek Öğretim Kurulu Başkanlığınca en kısa sürede hazırlanarak Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderilecek, mezkûr Genel Müdürlükçe onaylanmasını müteakip ortak alanlarla birlikte tüm belediye, özel idare ve üniversitelerde kullanılmaya başlanacaktır.

Bilgilerini ve gereğini rica ederim.

Recep Tayyip ERDOĞAN

Başbakan

(25 MART 2005 tarihli ve 25766 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.)

NOT: Genelge ekleri için 25.03.2005 tarihli Resmi Gazete’ye bakınız.